Una encuesta de Ricoh refleja diferencias entre la confianza de los responsables empresariales y la experiencia de los empleados. La integración, la formación y el acceso a herramientas adecuadas aparecen como puntos pendientes.
La tecnología vista desde dos lugares distintos
Una herramienta puede parecer una buena inversión desde un despacho y resultar incómoda para quien la utiliza cada mañana. Esa diferencia de perspectiva atraviesa una encuesta de Ricoh realizada entre 2.017 empleados y responsables de decisiones empresariales de Estados Unidos y Canadá.
Según el comunicado de la compañía, el 91% de los responsables confía en que sus inversiones en inteligencia artificial están ofreciendo el valor esperado. Al mismo tiempo, el 53% de los empleados afirma que las herramientas de IA generan dificultades o trabajo adicional.
Ambas respuestas pueden coexistir. Una aplicación puede ayudar a completar una tarea y, a la vez, introducir pasos innecesarios en otra. Detectar esas complicaciones no equivale a afirmar que la tecnología carece de utilidad.
Usar IA no significa tenerla bien integrada
El informe señala que el 75% de los empleados utiliza herramientas de IA al menos semanalmente. El problema descrito, por tanto, no es simplemente una negativa a adoptarlas.
También identifica obstáculos en el conjunto de la tecnología laboral: buscar información y trabajar con sistemas que no funcionan bien entre sí figuran entre los principales problemas.
Pensemos en un ejemplo hipotético: una IA prepara un resumen en segundos, pero el empleado debe localizar los documentos, trasladarlos entre aplicaciones y copiar el resultado al sistema de gestión. La generación del texto es rápida; el proceso completo puede seguir siendo complicado.
Para evaluar su utilidad, habría que medir toda esa secuencia, incluida la revisión necesaria antes de utilizar el resultado.
El uso de herramientas no autorizadas
El 45% de los empleados encuestados dice recurrir al menos mensualmente a herramientas no aprobadas para trabajar con mayor facilidad.
Este dato se refiere al software laboral en general. No permite concluir que casi la mitad de la plantilla utilice modelos de IA externos ni que todas esas aplicaciones sean gratuitas.
Cuando el uso no autorizado implica inteligencia artificial, suele hablarse de IA en la sombra. Pero conviene mantener la distinción para no atribuir a una tecnología un comportamiento medido de forma más amplia.
Formación y normas que no llegan igual a todos
La distancia entre perspectivas también aparece en las instrucciones de uso. El 90% de los responsables considera que existen orientaciones claras para utilizar la IA de forma responsable, frente al 66% de los empleados.
Además, el 81% de los responsables reconoce que su organización invierte en tecnología laboral más rápido de lo que ayuda a las personas a aprender a utilizarla eficazmente.
Una posible lectura es que disponer de documentación no garantiza que los equipos sepan aplicarla. Las instrucciones deben resolver situaciones concretas: qué información se puede introducir, qué resultados requieren revisión y a quién acudir cuando una herramienta no sirve para la tarea.
Qué demuestra la encuesta y qué queda fuera
Estos resultados describen experiencias y valoraciones declaradas. No son una medición directa de horas ahorradas, rentabilidad o errores antes y después de implantar IA.
Tampoco permiten atribuir automáticamente estrés, filtraciones de datos o incumplimientos a las herramientas utilizadas. Esos efectos necesitarían evidencias adicionales.
Ricoh comercializa soluciones tecnológicas para empresas. Ese contexto no invalida las respuestas, pero conviene tenerlo presente al leer sus recomendaciones comerciales.
Cómo convertir las quejas en mejoras concretas
Desde SombraRadio, proponemos evaluar la adopción con preguntas que puedan responder quienes hacen el trabajo:
- ¿Qué tarea mejora? Identificar una actividad concreta y comprobar qué cambia al utilizar la herramienta.
- ¿Cuánto trabajo añade? Contar la preparación, las correcciones y el traslado de información entre sistemas.
- ¿Qué necesita cada puesto? Probar casos reales con las personas que usarán la aplicación.
- ¿Qué alternativa existe cuando falla? Facilitar un canal para solicitar soluciones aprobadas y comunicar problemas.
- ¿Cómo se mide el resultado? Comparar tiempo, calidad y errores, además del número de usuarios activos.
La encuesta no justifica eliminar los controles ni asumir que cualquier alternativa externa es aceptable. Sí invita a examinar por qué alguien necesita buscarla y cómo ofrecer una opción útil dentro de las condiciones de la empresa.
La lectura de SombraRadio
El riesgo organizativo está en confundir una licencia activada con una necesidad resuelta. La adopción cuenta cuántas personas entran en una aplicación; su utilidad depende de lo que consiguen hacer con ella.
Escuchar a los empleados permite detectar problemas que una presentación de resultados puede pasar por alto. Una herramienta merece ampliarse cuando mejora tareas concretas y esa mejora se sostiene en el uso diario.
Fuentes consultadas
- Ricoh: Workplace Technology Adoption Gap, resultados de la encuesta
- Ricoh: comunicado sobre productividad, integración y tecnología laboral
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